FAQ dla kierowców i firm transportowych

Tachograf to urządzenie rejestrujące czas jazdy, przerw i odpoczynku kierowcy oraz prędkość i przebieg pojazdu. Jest obowiązkowy w pojazdach o DMC powyżej 3,5 t (transport drogowy) oraz w autobusach. Od 2026 r. tachografy inteligentne w wersji 2 (G2V2) są wymagane także w lekkich pojazdach 2,5–3,5 t wykonujących przewozy międzynarodowe i kabotaż w ramach Pakietu Mobilności.

Maksymalnie 9 h jazdy dziennie (2 razy w tygodniu można wydłużyć do 10 h), 56 h tygodniowo i 90 h w dwóch kolejnych tygodniach. Po 4,5 h jazdy obowiązkowa przerwa 45 minut (można podzielić na 15 + 30 min). Dzienny odpoczynek: minimum 11 h (można skrócić do 9 h), tygodniowy: minimum 45 h (skrócony 24 h z odbiorem). W kabotażu i przewozach międzynarodowych regularny odpoczynek tygodniowy nie może być spędzony w pojeździe.

Karta kierowcy to osobista karta do tachografu cyfrowego, na której zapisywane są dane o aktywności kierowcy. Wydaje ją wydział komunikacji (starostwo powiatowe) na wniosek kierowcy — potrzebne są: wniosek, zdjęcie, prawo jazdy i dowód osobisty. Opłata ok. 220 zł, czas oczekiwania do 30 dni. Karta jest ważna 5 lat. Jazda bez włożonej karty to wykroczenie.

Dane z karty kierowcy — co najmniej co 28 dni, z pamięci tachografu — co najmniej co 90 dni. Firma musi przechowywać dane minimum 12 miesięcy (zalecane 2 lata przy rozliczeniach czasu pracy). Brak pobrania danych to jedno z najczęstszych naruszeń wykrywanych przez ITD.

Mandaty dla kierowcy za brak przerwy, przekroczenie czasu jazdy lub jazdę bez karty sięgają od 100 do kilku tysięcy złotych. Dla firmy inspekcja ITD może nałożyć kary administracyjne od kilkuset do kilkunastu tysięcy złotych za brak pobrania danych, nierozliczenie czasu pracy czy nielegalną manipulację tachografem. Powtarzające się naruszenia zagrażają licencji transportowej.

1) Badania lekarskie i psychologiczne kierowcy. 2) Umowa o pracę na piśmie (najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy). 3) Szkolenie BHP wstępne i stanowiskowe. 4) Zgłoszenie do ZUS (ZUA lub ZZA) w ciągu 7 dni. 5) Ewidencja czasu pracy zgodnie z ustawą o czasie pracy kierowców. 6) W przypadku cudzoziemców — legalizacja pobytu i pracy (oświadczenie, zezwolenie, wizy).

Przy minimalnym wynagrodzeniu 4 806 zł brutto: kierowca otrzymuje ok. 3 606 zł netto, a całkowity koszt pracodawcy to ok. 5 790 zł (składki ZUS pracodawcy: emerytalna 9,76%, rentowa 6,5%, wypadkowa 1,67%, Fundusz Pracy 2,45%, FGŚP 0,10%). U kierowców międzynarodowych podstawa składek ZUS to co najmniej prognozowane przeciętne wynagrodzenie — 9 420 zł w 2026 r., nawet jeśli pensja jest niższa.

Formalnie tak, ale przy stałych trasach, podległości służbowej i pracy na rzecz jednej firmy inspekcja pracy może uznać to za obejście prawa pracy i przekwalifikować umowę na etat — z wyrównaniem składek i karami. Umowa zlecenie nadaje się raczej do sporadycznych przewozów. W transporcie międzynarodowym kierowca musi mieć stosunek pracy lub równoważny stosunek prawny udokumentowany przy kontroli (zaświadczenie A1, deklaracje IMI).

Rodzaj umowy, datę zawarcia, rodzaj pracy (kierowca), miejsce wykonywania pracy, wynagrodzenie ze wskazaniem składników (podstawa, ryczałt za nadgodziny, dodatek nocny), wymiar czasu pracy i termin rozpoczęcia. W transporcie międzynarodowym warto dodać postanowienia o delegowaniu, dietach i sposobie rozliczania czasu pracy zgodnie z Pakietem Mobilności.

Nadgodziny: dodatek 50% (100% w nocy, niedziele i święta) lub czas wolny. Praca w porze nocnej (21:00–7:00): dodatek 20% stawki godzinowej za każdą godzinę. Ryczałt za nadgodziny i pracę nocną jest dopuszczalny dla kierowców stale pracujących w trasie — musi odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy ponadnormatywnej i być zapisany w umowie lub regulaminie.

Prawo jazdy odpowiedniej kategorii (C, C+E), ważne badania lekarskie i psychologiczne, kwalifikację wstępną / świadectwo kwalifikacji zawodowej (kod 95 w prawie jazdy), kartę kierowcy do tachografu, dowód osobisty lub paszport, a przy przewozach międzynarodowych — dokumenty przewozowe (CMR), licencję wspólnotową / wyciąg z licencji, zaświadczenie A1 przy delegowaniu.

Kwalifikacja wstępna to szkolenie i egzamin państwowy wymagany do wykonywania zawodowego przewozu drogowego. Po zdaniu egzaminu kierowca otrzymuje świadectwo kwalifikacji zawodowej, a do prawa jazdy dopisywany jest kod 95. Co 5 lat trzeba ukończyć szkolenie okresowe (35 h), aby utrzymać uprawnienia. Bez ważnego kodu 95 kierowca nie może wykonywać przewozów zawodowych.

Legalny pobyt (karta pobytu, wiza, status UKR), zezwolenie na pracę lub oświadczenie o powierzeniu pracy zarejestrowane w urzędzie pracy, umowa o pracę, zgłoszenie do ZUS, uznanie lub wymiana prawa jazdy (prawo jazdy UA z kategorią C/C+E jest honorowane przy statusie UKR, ale do przewozów zawodowych potrzebna kwalifikacja wstępna — szkolenie w j. ukraińskim jest dostępne), badania lekarskie i psychotechniczne.

A1 potwierdza, że kierowca delegowany do innego kraju UE podlega polskiemu systemowi ZUS. Pracodawca występuje o nie do ZUS przed wyjazdem. Przy kontroli drogowej za granicą kierowca powinien mieć A1 (elektronicznie lub wydruk) oraz deklarację delegowania zgłoszoną w systemie IMI kraju, do którego jedzie. Kabotaż i część przewozów bilateralnych z przekroczeniem granicy podlegają zasadom delegowania Pakietu Mobilności.

Czas pracy kierowcy to nie tylko jazda — to także inna praca (załadunek, rozładunek, obsługa pojazdu, formalności) oraz polecenia (dyspozycyjność). Norma: 8 h dziennie, średnio 40 h tygodniowo; w systemie równoważnym do 12 h na dobę. Czas dyspozycyjności wlicza się do czasu pracy. Kierowcy w ruchu ciągłym można objąć przerywanym systemem czasu pracy (do 16 h dyżuru z odpoczynkiem).

Dieta krajowa: 45 zł za dobę (8–12 h podróży — połowa, poniżej 8 h — brak). Diety zagraniczne wg rozporządzenia: Niemcy 49 EUR, Francja 50 EUR, Czechy 41 EUR, Litwa 45 EUR, Włochy 48 EUR, Austria 52 EUR, Holandia 50 EUR, Belgia 48 EUR, Hiszpania 50 EUR. Niepełna doba: do 8 h — 1/3, 8–12 h — 1/2, powyżej 12 h — pełna. Zapewnione wyżywienie pomniejsza dietę: śniadanie −25%, obiad −50%, kolacja −25%.

Diety do wysokości limitów z rozporządzenia są zwolnione z PIT i składek ZUS. UWAGA: u kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe (art. 21b ustawy o czasie pracy kierowców) podstawa składek ZUS nie może być niższa niż prognozowane przeciętne wynagrodzenie — 9 420 zł w 2026 r. Oznacza to, że „gaszenie” pensji dietami nie obniża już składek poniżej tego progu.

Pakiet Mobilności (2020–2022, wdrażany etapami) to unijne przepisy o czasie pracy, delegowaniu i odpoczynku kierowców. Kluczowe zmiany: zakaz regularnego tygodniowego odpoczynku w kabinie, powrót pojazdu do bazy co 4 tygodnie, obowiązek zgłoszeń IMI przy delegowaniu, rejestracja przekroczeń granic w tachografie, zasady kabotażu (3 operacje w 7 dni, cooling-off 4 dni) oraz rozszerzenie przepisów na pojazdy 2,5–3,5 t.